Il processo di digitalizzazione nel Procurement
Il tema relativo al processo di digitalizzazione nelle aziende è di assoluta attualità!
Negli anni scorsi il processo ha interessato tutti gli uffici: quelli amministrativi con l’introduzione della fatturazione elettronica, gli uffici di progettazione con i sistemi CAD 3D, il marketing di vendita con le attività di targhettizzazione on-line, l’assistenza tecnica con i sistemi di monitoraggio da remoto e tanti altri esempi si possono menzionare ancora, specie con la massiccia diffusione dello smart working.
Cosa è stato fatto per il Procurement?
Purtroppo il Procurement, che è situato al centro della Supply Chain, non ha avuto in tutte le aziende un processo evolutivo, volto al digitale, omogeneo.
In molte realtà c’è ancora tanto da fare!
Ma gli strumenti ci sono! Tutto sta a conoscerne i benefici e le modalità delle loro applicazioni.
Per gli addetti ai lavori è noto che le attività nell’Organizzazione degli Acquisti sono tre:
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Il Marketing degli Acquisti: è la gestione delle fonti dei materiali che serviranno all’azienda nel Lungo Termine (gate di progetto, innovazione materiali).
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Il Sourcing: è la funzione che acquista con le opportune strategie i materiali a Medio Termine (contratti, accordi quadro).
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L’Approvvigionamento: è la funzione operativa, ricorrente, a Breve Termine (lancio degli ordini, expediting).
Ognuna di queste attività richiede specifiche competenze e genera un dispendio di energie che si può tradurre in “ore di operatività”.
Senza dubbio la parte relativa all’approvvigionamento dei materiali è quella che pesa di più in termini di tempo ed è quella che non genera valore aggiunto alla Funzione Acquisti!
Nell’ambito di una riorganizzazione del Procurement, in ottica di ottimizzazione, di digitalizzazione dei processi e di aggiornamento delle specifiche competenze (Soft Skills), il primo passo da fare è quello relativo alla mappatura delle attività svolte nell’ufficio.
La mappatura dovrà “pesare” il metodo, il tempo, l’efficienza e l’efficacia di ogni processo in rapporto al valore aggiunto proprio della funzione dell’operatore.
Se poniamo su un asse cartesiano il “tempo impiegato per ogni attività svolta dal Procurement” e la “qualità relativa al valore aggiunto conferito dalla funzione”, vedremo che la maggior parte del tempo viene impiegato in attività ricorrenti di expediting (invio ordini, solleciti, anticipi, posticipi…), comunicazione (email) ed invio documenti (disegni, specifiche, report…).
Mentre sappiamo benissimo che il valore aggiunto della Funzione Acquisti è racchiuso nella negoziazione, nella contrattualistica, nella strategia d’approvvigionamento e soprattutto nel Marketing d’Acquisto che rappresenta la “punta di diamante” del Procurement.
Per questo motivo, sempre di più, è necessario parlare di digitalizzazione del Procurement e dell’uso spinto dell’informatica nei processi ricorrenti e automatizzabili all’interno dell’Ufficio Acquisti.
Le piattaforme B2B per il Procurement
In particolar modo segnalo lo sviluppo dei portali B2B che hanno l’importante compito di creare un link diretto “cliente-fornitore” e hanno il grosso pregio di snellire tutta l’attività di expediting in carico al Procurement (l’inoltro degli ordini d’Acquisto, la registrazione delle conferme d’ordine, il pre-sollecito delle merci in consegna…).
I moderni collegamenti B2B permettono di connettere, a livello informatico, le aziende tra di loro (condivisione dei dati contenuti nei sistemi gestionali ERP) attraverso il WEB, senza modificare i propri ERP e senza installare particolari software onerosi da aggiornare e da mantenere.
Attraverso queste piattaforme il moderno ufficio Acquisti ha la possibilità di creare un link di collegamento costante con il proprio fornitore per l’invio degli ordini, la conferma delle singole righe d’ordine (quantità, data e prezzo), il monitoraggio ed il sollecito delle merci da consegnare.
Inoltre la gestione degli ordini attraverso la piattaforma web consentirà al fornitore di operare agevolmente il precarico delle bolle di consegna al fine di informatizzare, lato cliente, l’entrata merci dei materiali consegnati.
Con lo stesso tipo di applicazione è anche possibile condividere on line con il fornitore:
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i disegni tecnici,
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le specifiche di fornitura,
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le etichette e le informazioni di packaging,
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i previsionali di fornitura,
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i KPI relativi agli indicatori alla puntualità delle forniture, del servizio e della Qualità,
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la gestione delle non conformità,
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lo scadenziario delle fatture in pagamento,
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le giacenze di magazzino,
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il processo di kanban.
Soft Skills
L’obiettivo della digitalizzazione del Procurement è quello di tagliare in maniera considerevole l’operatività derivata dalle attività a basso valore aggiunto, in maniera tale di recuperare ore per elevare le competenze dei buyer al fine di dedicare maggiore tempo all’attività di Sourcing e di Marketing d’Acquisto.
L’Ufficio Acquisti ha assunto in Azienda il valore di “Ente di Profitto” e le Soft Skills dei buyer sono quanto di più prezioso ci sia da coltivare. Gettare via tempo prezioso per inviare ordini, registrare conferme, sollecitare le consegne e inviare documenti è veramente un grande spreco!
Daniele Pezzali consulente in Procurement & ICT (visita:ww.danielepezzali.com)
