Uno dei primi sprechi che creano inefficienze nel processo di approvvigionamento è la mancanza di previsionali da condividere con i fornitori.

Il forecast è lo strumento base per gestire l’acquisto del materiale con lungo lead time, oppure per costruire un piano di approvvigionamenti con l’utilizzo del metodo Just in Time, inoltre è il mezzo più efficace per impostare la negoziazione e per raggiungere la firma di un contratto.

Gestire l’approvvigionamento attraverso un rolling forecast di dodici mesi implica un’approfondita conoscenza della demand, quindi una comunicazione costante con la forza vendite che sappia reagire agilmente a seguito delle variazioni di mercato.

Infatti l’aspetto fondamentale di questa gestione riguarda l’aggiornamento regolare delle previsioni di vendita, quindi del budget aziendale, solitamente su base trimestrale, considerando sempre un orizzonte temporale mobile di dodici mesi in avanti.

Ecco come funziona tipicamente questo processo:

Creazione del rolling forecast

Si inizia con la formulazione di un previsionale d’acquisto iniziale, relativo ad un periodo di dodici mesi, generato dal budget di vendita e dalla conseguente esplosione dei fabbisogni d’acquisto tenendo conto sia delle giacenze di prodotto finito, sia delle rimanenze riguardanti le materie prime (tra cui la componentistica). In alternativa si possono prendere in considerazione i dati storici di vendita, (o di acquisto), con particolare attenzione alle tendenze di mercato (vedi pillola nr. 102).

Aggiornamento regolare delle previsioni

A intervalli regolari, mensili o trimestrali, si rivede e si aggiorna il forecast, prendendo in considerazione nuove informazioni, andamento del fatturato di vendita, cambiamenti di mercato, feedback dei clienti e altre variabili che potrebbero influenzare la domanda futura.

Analisi delle variazioni e correzioni

Durante ogni aggiornamento del forecast, si analizzano le variazioni rispetto alle previsioni precedenti e si apportano eventuali correzioni o aggiustamenti necessari. Quindi si provvede a comunicare i nuovi dati ai fornitori, a revisionare i livelli di inventario e a correggere le strategie di approvvigionamento.

Monitoraggio dei dati e revisione continua

Durante l’intero processo, si monitora attentamente l’acquisizione dei nuovi dati e si provvede al confronto con le previsioni d’origine. Si apportano eventuali correzioni e aggiustamenti e nel caso di scostamenti significativi, non pianificati (oltre alle percentuali di tolleranza fissate) è necessario l’immediato confronto con il fornitore.

Nel diagramma riporto un modello di gestione rolling forecast su dodici mesi, dove il primo mese è congelato (ordine) e gli altri undici descrivono la previsione con le rispettive regole per trimestre, con i seguenti criteri:

• Primo mese congelato riguardo i volumi: consegne gestite con piano di consegna settimanale (ordine aperto) che può prevedere una variazione del mix dalla terza settimana.

• Secondo e terzo mese gestiti come forecast con un’affidabilità che può prevedere uno scostamento del +/- 10%.

• I successivi trimestri (Q2, Q3 e Q4) vengono gestiti come forecast con un’affidabilità dell’informazione variabile in funzione del tempo.

Premetto che le percentuali di scostamento indicate nel diagramma sono indicative e sono oggetto di negoziazione tra l’acquirente e il fornitore.

Tale meccanismo (che come già detto deve prevedere un aggiornamento mensile dei dati) consente di correggere mese per mese i fabbisogni e quindi permette un approvvigionamento più fedele alle reali necessità produttive.

Visto che il primo mese è da considerarsi congelato, il vero previsionale è quindi di undici mesi. L’aggiornamento deve essere effettuato a scalare con l’aggiunta periodica dell’undicesimo mese.

Importante: il rolling forecast non si conclude alla fine dell’anno, ma ruota sui dodici mesi.

La difficoltà di gestire un rolling forecast, come descritto, riguarda l’aggiornamento mensile dell’intero previsionale che prevede il monitoraggio del fabbisogno (quindi, l’aggiornamento del budget di vendita), anche oltre ai mesi pianificati nel budget che solitamente termina con la fine dell’anno.

Inoltre un tale sistema necessita di un supporto informatico evoluto come, ad esempio, un MPS (Master Production Schedule).

Questa pillola fa parte di un nuova serie di video che descrivono le tematiche inerenti al budget degli acquisti, approfondisci l’argomento guardando il video caricato sul mio canale YouTube (fai click e vedi ora) e non perdere i prossimi video!

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Daniele Pezzali consulente e formatore in Procurement

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