La Richiesta d’Offerta (RFQ) – Da “Il mondo degli Acquisti”
La Richiesta d’Offerta (RFQ, Request for quotations), si adotta per prodotti e servizi standard, deve essere dettagliata per tutti i parametri di valutazione al fine di poter facilmente confrontare le offerte e non creare spiacevoli equivoci, ecco un elenco di informazioni comuni che non possono mancare:
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descrizione precisa e/o codici dei prodotti;
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quantità/volume annuo e stime per gli anni a venire;
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disegni tecnici;
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specifiche tecniche;
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specifiche di packaging;
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certificazioni necessarie;
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requisiti qualitativi;
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termini di garanzia;
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lead time;
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termini di resa/trasporto (utilizzare sempre gli INCOTERMS 2020);
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termini logistici (lotti, buffer stock, consignment stock, kanban, JIT);
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termini di pagamento.
Per dispositivi complessi e prodotti finiti:
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modalità del service;
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ricambi e loro disponibilità;
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altre condizioni contrattuali (descritte nella bozza LTA), come: polizze assicurative, risoluzione dei contenziosi, foro competente, riservatezza, esclusiva, proprietà intellettuale, penali, ecc.
La chiarezza e la completezza della RFQ sono determinanti per ottenere risposte coerenti e comparabili, al fine di permettere al buyer una scelta consapevole e strategicamente vantaggiosa.
Attenzione alla poca trasparenza e alle lacune
Quando una RFQ viene inviata senza includere tutte le condizioni rilevanti si creano diverse problematiche. Innanzitutto, i fornitori possono interpretare liberamente i requisiti mancanti, offrendo soluzioni diverse tra loro e rendendo difficile, se non impossibile, una comparazione oggettiva delle offerte. Questo comporta un allungamento dei tempi, poiché sarà necessario riaprire il confronto, richiedere integrazioni o chiarimenti, e in alcuni casi persino riemettere la richiesta.
Ai fini della negoziazione avanzare una trattativa con elementi dell’offerta mancanti o non coerenti, è controproducente in quanto si rischia di chiudere l’accordo spendendo tutte le carte a disposizione. E anche davanti ad un ottima chiusura si rischia di perdere tutto il vantaggio ottenuto nel momento in cui si aggiungono elementi, non presi in considerazione in prima battuta, che influiscono sul costo del prodotto o servizio oggetto dell’accordo commerciale.
Inoltre, l’assenza di elementi chiave può generare fraintendimenti contrattuali in fase di esecuzione portando a dispute, costi imprevisti o ritardi nella fornitura.
In ultima, dal punto di vista della relazione con il fornitore, una RFQ incompleta trasmette un’immagine di scarsa professionalità e può compromettere la fiducia e la disponibilità del fornitore stesso.
A proposito dell’argomento descritto in questo articolo puoi vedere il videoclip caricato sui miei canali LinkedIn e YouTube (clicca qui) e non perdere i prossimi aggiornamenti!
I contenuti citati hanno preso spunto dal prontuario “Il mondo degli Acquisti” Edizione 2025 (vedi l’estratto del testo e l’elenco dei capitoli)
Questo articolo è il nr. 133 e fa parte di una serie che sto postando sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.
Daniele Pezzali consulente e formatore Procurement
Visita: www.danielepezzali.com
