Il metodo conta 8 passaggi, a mio parere indispensabili, per condurre una negoziazione efficace, dopo la fase di preparazione, di pianificazione delle tempistiche, di fissare il luogo del meeting, dell’intesa negoziale e della stesura del verbale d’incontro, il sesto passo fondamentale consiste nel:

6° step: “Valutare il risultato della negoziazione a freddo (da svolgere sempre)”.

Una volta concluso l’incontro con il fornitore e verbalizzato l’accordo raggiunto, il lavoro del buyer non è affatto terminato. La fase successiva è spesso sottovalutata ma decisiva e consiste nel:

• Analizzare il percorso della negoziazione prendendo in considerazione prospettive differenti.

  Ripercorrere a freddo tutti i passaggi della negoziazione, ricostruendone la logica, gli snodi, le deviazioni e gli imprevisti. È un momento di riflessione strategica che permette di comprendere se la preparazione iniziale sia stata adeguata e se le scelte compiute durante il confronto siano state realmente ottimali.

• Esaminare le fasi della negoziazione che sono andate diversamente da quanto era stato pianificato.

  Durante la preparazione avevamo attribuito un peso a ogni elemento da discutere, definendo un ordine di priorità e immaginando il percorso negoziale ideale. Terminata la trattativa, la prima domanda da porsi è semplice solo in apparenza: “Il percorso che avevo progettato è effettivamente quello che ho seguito? Spesso, infatti, la negoziazione prende direzioni impreviste: il fornitore introduce nuovi argomenti, sposta il focus, rivela elementi inattesi. Il buyer reagisce, si adatta, trova soluzioni alternative, ma queste deviazioni meritano una valutazione attenta.

• Esaminare eventuali nuove informazioni emerse durante la trattativa.

  Occorre chiedersi se, conoscendo in anticipo tali variabili, saremmo arrivati più preparati e avremmo ottenuto un risultato migliore.

  È in questa dinamica che emergono gli insegnamenti più preziosi, soprattutto quando l’imprevisto modifica profondamente lo scenario negoziale.

Un esempio di esame delle fasi dell’incontro

Si pensi al caso in cui, durante la negoziazione finale, il fornitore rivela un’informazione determinante, per esempio: la recentissima apertura di uno stabilimento produttivo in Romania.

Avevamo analizzato i costi, valutato la capacità produttiva italiana, proiettato gli scenari finanziari sulla base delle informazioni note, convinti che il prodotto sarebbe stato interamente realizzato in Italia. Scopriamo invece, solo in quel momento, che il fornitore ha deciso di delocalizzare una parte del processo produttivo, e che proprio questa decisione gli consente di rispettare i target economici proposti.

La notizia arriva inaspettata e il buyer la gestisce come può, trovando un equilibrio durante l’incontro ma la domanda che deve porsi a freddo è fondamentale: “Se avessi saputo prima dell’apertura dello stabilimento rumeno, avrei condotto la trattativa in modo diverso?

Probabilmente sì! Perché sarebbe stato possibile:

• organizzare una visita preventiva al nuovo sito,

• valutare l’organizzazione produttiva locale,

• comprendere la qualità delle lavorazioni,

• verificare quali parti del prodotto sarebbero state prodotte in Italia e quali in Romania,

• calcolare l’effettivo risparmio per il fornitore.

Una conoscenza più approfondita avrebbe probabilmente permesso di essere più incisivi, di porre condizioni più precise o di sfruttare margini negoziali fino a quel momento non colti.

Riflettere su ciò che è sfuggito, su ciò che era ignoto o su ciò che è emerso solo nel vivo dell’ultima discussione permette al buyer di migliorare il proprio metodo e rendere più efficace la preparazione delle trattative future.

In una circostanza del genere un’altra domanda che viene spontanea è: “Sarebbe stato possibile trovare un accordo migliore per entrambe le parti?”

A volte, se l’imprevisto è particolarmente rilevante e l’accordo non è stato ancora formalizzato in modo definitivo si può pensare di riaprire la trattativa. Capire se questo sia opportuno o possibile è parte integrante dell’analisi a freddo.

A proposito dell’argomento descritto in questo articolo puoi vedere il videoclip caricato sui miei canali LinkedIn e YouTube (clicca qui) e non perdere i prossimi aggiornamenti!

I contenuti citati hanno preso spunto dal prontuario “Il mondo degli Acquisti” Edizione 2025 (vedi l’estratto del testo e l’elenco dei capitoli) 

Questo articolo è il nr. 145 e fa parte di una serie che sto postando sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.

Clicca qui per vedere i libri che ho pubblicato.

Daniele Pezzali consulente e formatore Procurement

Visita: www.danielepezzali.com

Seguimi su LinkedIn