Il budget degli Acquisti è strategico per il Procurement

[ 19/01/2023 di Daniele Pezzali 0 Commenti ]

Il budget degli Acquisti è strategico per il Procurement

Il budget degli Acquisti è una tappa fondamentale nelle attività del Procurement, è una fase di lavoro molto impegnativa che comporta un meticoloso lavoro di analisi e che occupa i buyer per diverse settimane. Questa attività, però, viene seguita in maniera attenta solo nelle aziende che hanno impostato un controllo di gestione dei costi strutturato, supportato da un efficiente software gestionale e dove le risorse che fanno capo agli Acquisti sono adeguatamente formate.

“Il processo del budget degli Acquisti consiste nel prevedere quanto l’azienda dovrà spendere per produrre quello che crede di vendere durante l’anno di esercizio.”

Questa definizione non fa una piega ma di fatto per il Procurement questa attività ha un valore ben più alto. Infatti, il budget degli Acquisti è indispensabile per impostare la strategia degli Acquisti in quanto le informazioni che genera alimentano il motore dell’attività di sourcing e accendono il marketing degli Acquisti.

Purtroppo, nel mio percorso di consulente ho incontrato diverse PMI che impostano l’attività di budget degli Acquisti gestendo i dati solo “in superficie”; ossia, il titolare o la dirigenza dell’azienda, si limitano a definire solo a livello amministrativo/finanziario quelle che saranno le possibilità di spesa dell’azienda senza investire direttamente, in questo processo, la funzione degli Acquisti.

Infatti, di sovente in queste aziende che a volte acquistano anche diversi milioni di Euro, i buyer sono “scollegati” dalla realtà delle vendite e dalle capacità finanziarie dell’azienda nella quale lavorano.

In tali realtà le risorse degli Acquisti sono figure professionali fortemente polarizzate alla programmazione delle linee di produzione e all’ingresso dei materiali. I compratori interagiscono con i fornitori per quelli che sono i fabbisogni a breve termine senza la facoltà di costruire strategie di lunga visione. Ovviamente non sto parlando di aziende dove la funzione Acquisti è abbandonata a sé stessa. Si tratta di realtà nelle quali esiste il “servizio approvvigionamenti”, ma tutta la strategia del Procurement è “sigillata” nella testa dell’imprenditore che, talvolta, è più impegnato a dedicare il tempo su altri fronti più “vitali” per l’azienda, come quello delle vendite e della finanza.

Situazioni di questo tipo sono comuni in quelle aziende cresciute in maniera repentina, nelle quali l’imprenditore che è passato da una realtà artigianale ad una nuova dimensione industriale, non ha saputo delegare la funzione Acquisti, perché ritenuta “troppo delicata” per affidare il portafoglio dell’azienda a un manager.

Un’attività che non si improvvisa

Nelle aziende più strutturate il budget deli Acquisti è un’attività che non s’improvvisa, quindi deve essere opportunamente pianificata. Il processo si basa sulla formulazione dei “costi standard” e riguarda ogni singolo componente che viene acquistato.

L’attività viene avviata a seguito della stesura preliminare del budget di vendita e deve essere diretta dal manager degli Acquisti con l’attenta partecipazione dei buyer.

Prevedere il prezzo standard per ogni componente d’acquisto richiede molteplici competenze, tra cui:

Visione macroeconomica (andamento delle materie prime).
Accurata conoscenza dei mercati della fornitura.
Approccio ai mercati finanziari e alla geopolitica.
Aggiornamento continuo (quotidiani, studi di settore, forum, webinair, ecc.).
Gestione puntuale del parco fornitori (vendor rating).

Per questo motivo è necessario un lavoro meticoloso da parte dei professionisti degli Acquisti. In ultimo il “prezzo standard” deve essere elaborato per la trasformazione in “costo standard”, quindi la funzione Acquisti per ogni fornitore/categoria merceologica deve attribuire i costi riguardo:

Le condizioni di trasporto (INCOTERMS).
I termini di pagamento.
La valuta d’acquisto.
I dazi e gli oneri doganali.
Gli oneri di mancata garanzia e/o assistenza tecnica.

Ovviamente in quelle aziende nelle quali il Procurement è chiamato ogni anno a eseguire il budget degli Acquisti (attraverso la formulazione dei costi standard) sarà più semplice ed efficace impostare la strategia per gli approvvigionamenti.

Infatti, formulare il budget degli Acquisti significa disporre di tutta la serie di informazioni che sono alla base della strategia degli Acquisti, in quanto, attraverso questa attività: sarà noto al Procurement quello che bisognerà comprare nell’arco dell’anno, potranno essere formulati i rolling-forecast da condividere con i fornitori; quindi, tutto il parco fornitori potrà essere gestito in accordo ad una visuale più ampia.

Dai costi standard all’elaborazione del listino di vendita

Non dimentichiamo, però, lo scopo dell’elaborazione dei costi standard, in quanto le previsioni elaborate dai buyer vengono utilizzate dal controllo di gestione e dalla Direzione, per definire il costo del prodotto, fino ad arrivare alla formulazione dei listini di vendita.

Pertanto, un approccio troppo cauto da parte del buyer rischia di penalizzare il listino e di fare perdere competitività ai prodotti venduti dall’azienda (“Mi tengo dalla parte della ragione, gonfio i prezzi, così dimostro di avere risparmiato”).

Mentre un approccio troppo sfidante rischia di essere pericoloso per il conto economico dell’azienda (“Immagino risparmi non realistici e mi sbilancio formulando prezzi troppo bassi”).

Quello che occorre è un approccio mediato che tende a privilegiare entrambi gli aspetti e, in generale, è quello consigliato. L’obiettivo è quello di prevedere un “costo standard” che a consuntivo corrisponda effettivamente a quanto è stato pagato.

Inoltre, il budget degli Acquisti potrà fornire:

Il piano degli ordini da emettere: ossia gli impegni da assumere verso il mercato della fornitura nel periodo di orizzonte (annuale) per i beni materiali e i servizi.
Il piano degli arrivi: vale a dire il valore e il volume delle consegne di materiale dai fornitori in seguito agli ordini emessi e agli ordini ancora da emettere.
Il piano dei pagamenti: che fornisce all’Area Finanziaria un’idea dell’esposizione futura dell’azienda in accordo alle consegne di materiale già ricevute e ancora da ricevere.

Mi sono cimentato in questa attività per circa venticinque anni, in diverse aziende, e devo dire che più il budget veniva sviluppato in maniera dettagliata e severa, più erano consistenti i risultati prodotti dalla funzione Acquisti grazie alla strategia che riuscivo ad impostare.