Negoziare in 8 step: il metodo, 8° step – Da “Il mondo degli Acquisti”
Il metodo conta 8 passaggi, a mio parere indispensabili, per condurre una negoziazione efficace, dopo la fase di preparazione e quella di pianificazione delle tempistiche, il luogo dell’incontro, la formalizzazione dell’accordo ed il follow-up, l’ottavo passo fondamentale consiste nel
8° step: archiviare la pratica con l’evidenza delle fasi di negoziazione.
Una volta formalizzato il contratto e avviata la sua gestione operativa, rimane un’ultima fase essenziale: l’archiviazione della pratica.
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Ogni negoziazione si aggiunge al bagaglio esperienziale dell’attività.
Di norma, ogni trattativa si conclude con la raccolta dei documenti principali (il contratto firmato, l’offerta del fornitore, eventuali appunti presi durante gli incontri) e con il loro inserimento in archivio. Questa prassi è corretta, ma può essere resa molto più efficace se integrata con ulteriori informazioni, per esempio: l’analisi comparativa delle offerte dei concorrenti, le minute degli incontri con i diversi fornitori, i ragionamenti che hanno guidato le scelte strategiche e un breve riassunto che ricostruisca la logica del percorso negoziale.
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Condividere il file di negoziazione con i membri del team.
Archiviare il file in maniera strutturata è particolarmente utile per le trattative più complesse o per i contratti strategici. Inserire il materiale in una cartella condivisa offre al team un accesso immediato e permette, a distanza di mesi o anni, di riprendere in mano il dossier con una visione chiara del passato. Diventa prezioso soprattutto quando occorre rinnovare un contratto, rilanciare una gara o formare un nuovo buyer.
È una tutela anche nei confronti dell’azienda: se una persona lascia l’organizzazione, il patrimonio informativo non si disperde, ma rimane a disposizione del reparto, garantendo continuità e qualità nelle decisioni future.
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Tenere in evidenza le negoziazioni concluse come punto di partenza e di miglioramento per le trattative successive.
L’archiviazione del file completo di annotazioni e di tutto il trascorso della trattativa permette di capitalizzare l’esperienza maturata, trasformando quella pratica da archiviare anche in uno strumento didattico per i nuovi buyer.
Con questo articolo ho completato l’esposizione degli otto step del metodo di negoziazione e, in questo paragrafo conclusivo, è fondamentale ribadire quanto la preparazione sia decisiva per il buon esito di ogni trattativa. Una negoziazione affrontata senza il necessario rigore espone infatti a errori che, anche se commessi in buona fede, possono incidere pesantemente sul risultato finale.
A proposito dell’argomento descritto in questo articolo puoi vedere il videoclip caricato sui miei canali LinkedIn e YouTube (clicca qui) e non perdere i prossimi aggiornamenti!
I contenuti citati hanno preso spunto dal prontuario “Il mondo degli Acquisti” Edizione 2025 (vedi l’estratto del testo e l’elenco dei capitoli)
Questo articolo è il nr. 147 e fa parte di una serie che sto postando sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.
Daniele Pezzali consulente e formatore Procurement
Visita: www.danielepezzali.com
