Quali sono i vantaggi per il Procurement di lavorare col metodo Kanban (看板)?

Riporto da Wikipedia: “Kanban (看板), termine giapponese che letteralmente significa “insegna”, indica un elemento del sistema “Just in time” di reintegrazione delle scorte a mano a mano che vengono consumate”.

Questo sistema di approvvigionamento e di gestione delle scorte, nasce negli anni ’50 dal Toyota Production System (TPS) e fonda le sue radici nella logica del “Lean Manufacturing”. E’ da diversi anni che il metodo Kanban è stato adottato anche da noi in Europa in molte aziende manifatturiere, ciononostante è ancora poco conosciuto e viene spesso applicato senza coglierne tutti i benefici.

L’approvvigionamento mezzo Kanban e l’asservimento in linea con il metodo “del supermercato”, sono concetti che spesso vengono introdotti in azienda attraverso la riprogettazione del lay out di fabbrica, la reingegnerizzazione dei processi produttivi e la trasformazione della logistica. Quindi, di sovente, gli sponsor che si fanno carico di introdurre il nuovo metodo in azienda sono il Direttore di Produzione ed il Direttore delle Operation, mentre il Procurement, pur venendo coinvolto direttamente, talvolta assume un “atteggiamento passivo” nei confronti dei cambiamenti indotti dal Kanban.

I primi passi per introdurre il Kanban partendo dagli Acquisti:

Per cominciare un progetto di Kanban, partendo dal Procurement, è necessario:

• Procedere alla mappatura dei codici d’acquisto alto-rotanti, in particolar modo di quelli a basso valore aggiunto ma con forte impatto sulla gestione operativa (es.: minuterie, viterie, packaging).

• Lo stesso esercizio è possibile percorrerlo anche attraverso la segmentazione del portafoglio acquisti (diagramma di Kraljic).

• Selezionati i materiali idonei al Kanban, è necessario procedere con l’esame attento dei fornitori coinvolti per evidenziare (ed eliminare) eventuali sorgenti ridondanti.

• Pianificare gli incontri per il coinvolgimento dei fornitori, in quanto occorrerà stipulare nuovi accordi commerciali.

Oggi, le prospettive aziendali sono cambiate rispetto a qualche anno fa: il Procurement si colloca in maniera strategica al centro della Supply Chain e gli imprenditori vedono sempre di più la “Funzione Acquisti” come un “Ente di Profitto” incaricato di abbattere i costi per generare utile.

Proprio così! In una realtà industriale, piccola o grande che sia, se ci si trova in una fase nella quale il fatturato non cresce (anzi diminuisce), se il margine è destinato ad assottigliarsi per colpa della competizione e del mercato asfittico, l’unica leva da muovere per mantenere l’utile riguarda: la riduzione dei costi.

Ecco perché il Kanban riduce i costi nei processi del Procurement e nella Gestione Materiali:

• Realizzazione di contratti quadro che prevedano l’uso del Kanban con la gestione dei piani di consegna e con la conseguente eliminazione dell’invio degli ordini.

• Il rifornimento dei materiali può essere richiesto ai fornitori direttamente dagli operatori del magazzino bypassando l’operatività a carico degli Acquisti.

• Per i buyer non è più necessario gestire le conferme d’ordine dei fornitori e viene meno l’attività di sollecito del materiale.

• Abbattimento o azzeramento, delle giacenze di magazzino.

• Riduzione del valore del magazzino.

• Drastica riduzione delle rotture di stock.

• Riduzione del carico di lavoro dei magazzinieri (in particolare se il ripristino dei materiali potrà essere effettuato sulla linea del cliente direttamente dai fornitori).

• Riduzione dei costi operativi di inventario.

• Riduzione dei costi di trasporto (specie con vettori gestiti in ottica “milk run”).

• Unica fattura a fine mese del materiale fornito da ogni singolo fornitore.

• Ottimizzazione del parco fornitori.

• Fidelizzazione del rapporto cliente/fornitore in virtù del servizio richiesto ed erogato.

Il Kanban elettronico (e-kanban) come booster del processo!

I vantaggi sopraccitati vengono ulteriormente amplificati se si ipotizza l’uso di un software evoluto per la gestione del Kanban, nella fattispecie mi riferisco alla piattaforma fornita da KanbanBOX.

Nel caso specifico i benefici aggiuntivi sono:

• Monitoraggio costante, on line, osservabile attraverso ogni cartellino informatizzato in grado di fornire, con un “sistema visual”, lo stato di avanzamento della fornitura in corso.

• Invio al fornitore delle informazioni di approvvigionamento da parte del magazziniere o dell’operatore di linea, attraverso la scannerizzazione del codice a barre, codice QR o sistemi RFID e E-ink.

• La scansione del codice da rifornire consente, all’occorrenza, di inviare in automatico al fornitore: disegni, specifiche di fornitura, documenti fotografici e istruzioni di etichettatura per la consegna.

• Connessione e collaborazione facilitata con clienti e fornitori.

• Scalabilità, usabilità, ed integrazione con qualsiasi ERP.

• Condivisione delle informazioni tra tutti gli attori della filiera.

• Gestione snella e puntuale del “conto lavoro” presso i terzisti.

• Facilità di accesso a KanbanBOX: è sufficiente avere un computer, un cellulare o un tablet connesso a internet.

• Raccolta di informazioni e di statistiche, quali l’andamento dei consumi rispetto ai dati dei dimensionamenti, il Lead time effettivo di approvvigionamento e il livello di servizio ricevuto dai fornitori.

• Attraverso KanbanBOX è possibile automatizzare anche la gestione degli ordini chiusi verso i fornitori, con la creazione di un processo di Procurement standardizzato.

• Generare e spedire automaticamente bolle di consegna e documenti di trasporto (DDT) in entrata/uscita e contenenti tutte le informazioni relative all’ordine in consegna.

• Precedere l’arrivo della merce ed agevolare le fasi di ricezione e di controllo dei materiali, grazie anche alla lettura del codice a barre univoco sul materiale.

In conclusione, in estrema sintesi, con KanbanBOX, è sufficiente leggere il codice a barre presente sul cartellino kanban per segnalare in tempo reale al fornitore che il materiale è stato consumato e che è necessario il ripristino del kanban entro la data concordata.

Qualsiasi buyer/fornitore può controllare attraverso la lavagna virtuale lo stato dei kanban (opportunatamente filtrati) e stampare i cartellini da ripristinare.

Inoltre, è possibile gestire contemporaneamente, con la stessa piattaforma software, i ripristini kanban e gli ordini chiusi.

Gli spunti, lato Procurement, sono veramente tanti e penso che ogni Responsabile Acquisti abbia più di una chance per promuovere il sistema Kanban al fine di migliorare la propria organizzazione e di generare profitto per l’Azienda!

Daniele Pezzali consulente in Procurement & ICT (visita: www.danielepezzali.com)

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