La “Richiesta di Proposta” RFP, si adotta per appalti, servizi e prodotti complessi quando non si dispone di tutte le specifiche del prodotto da costruire o il servizio da attuare. 

Con questa modalità l’azienda sceglie i fornitori che intende coinvolgere e comunica loro gli estremi (specifiche, desiderato e quanto disponibile) di un particolare progetto o programma; si presuppone, quindi, che i fornitori selezionati abbiano il know how per dare l’opportuna consulenza e presentare le offerte contenenti i dati necessari per il completamento del progetto.

Conseguentemente, la RFP lascia tutta o parte della struttura e del formato della risposta a discrezione dei fornitori e si compone di:

• obiettivi generali del progetto;

• obiettivi della fornitura;

• specifiche dei prodotti da fornire, quelle disponibili, tutto il resto sarà proposto dal fornitore; 

• informazioni che devono essere presenti nell’offerta e format dell’offerta;

• servizi opzionali;

• responsabilità delle parti coinvolte;

• termini e modalità di pagamento;

• clausole di riservatezza e proprietà intellettuale;

• termini e condizioni per la presentazione della proposta;

• descrizione del processo di selezione e dei criteri di attribuzione dei punteggi;

Per gli appalti l’elenco dei requisiti deve essere più dettagliato, per questo viene aggiunta la “SOW” (Statement of Work), trattasi di una descrizione che illustra:

• ambito del lavoro;

• il luogo o i luoghi in cui il lavoro verrà svolto;

• il periodo in cui il lavoro verrà svolto e la data di termine lavori;

• standards richiesti nella produzione dei prodotti finiti e i relativi piani di collaudo;

• il piano di produzione dei prodotti inclusi nella fornitura e principali milestones;

• standard di Project Management per la gestione della fornitura;

• i criteri di accettazione dei prodotti finiti da parte del soggetto acquirente;

• eventuali note aggiuntive o condizioni particolari di fornitura.

Definire la specifica di fornitura finale e comparare i dati

In conclusione, raccolti tutti i dati, convocare una «conferenza dei fornitori» dopo l’invio della RFP (questa modalità è più frequente negli USA); oppure organizzare con ogni fornitore un incontro specifico allo scopo di:

• chiarire dubbi e domande;

• fornire risposte a tutti in modo trasparente;

• ottenere la garanzia di uniformità delle informazioni tra tutti i partecipanti;

• promuove la comparabilità delle offerte basate su criteri oggettivi;

• prevedere il possibile approfondimento dell’analisi per ciascun criterio.

Con questo processo di fatto è stata redatta la specifica di fornitura finale, quindi avviare il processo di valutazione delle offerte basato sui criteri definiti.

Per la corretta interpretazione dei dati formulare la matrice di comparazione delle proposte:

• costruire una scala per misurare il punteggio per ciascun capitolo;

• utilizzare una tabella con il peso di ogni capitolo per valutare la proposta di ogni fornitore.

A proposito dell’argomento descritto in questo articolo puoi vedere il videoclip caricato sui miei canali LinkedIn e YouTube (clicca qui) e non perdere i prossimi aggiornamenti!

I contenuti citati hanno preso spunto dal prontuario “Il mondo degli Acquisti” Edizione 2025 (vedi l’estratto del testo e l’elenco dei capitoli) 

Questo articolo è il nr. 134 e fa parte di una serie che sto postando sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.

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Daniele Pezzali consulente e formatore Procurement

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