Negoziare in 8 step: il metodo, 7° step – Da “Il mondo degli Acquisti”
Il metodo conta 8 passaggi, a mio parere indispensabili, per condurre una negoziazione efficace, dopo la fase di preparazione, di pianificazione delle tempistiche, di fissare il luogo del meeting, dell’intesa negoziale, della stesura del verbale d’incontro e del riesame della trattativa, il settimo passo fondamentale consiste nel
7° step: follow up.
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Completare la negoziazione con la stesura dell’accordo finale.
L’ideale sarebbe sempre formalizzare il risultato della trattativa in un contratto completo, a meno che non esista già un accordo quadro firmato in precedenza.
Nella pratica, però, l’intesa viene spesso resa operativa tramite un semplice ordine d’acquisto che, pur avendo validità contrattuale, presenta inevitabilmente molte lacune rispetto a un vero contratto strutturato. Per questo motivo è fondamentale che il buyer dedichi attenzione alla fase di formalizzazione, affinché ciò che è stato negoziato trovi una corrispondenza precisa e tutelante nei documenti finali.
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Impostare specifici KPI per monitorare la fornitura.
Gli indicatori più comuni riguardano la qualità delle forniture (IQ) e il livello di servizio (IS), due indicatori essenziali per verificare se il fornitore stia rispettando gli standard concordati. L’obiettivo è costruire un sistema oggettivo e trasparente, capace di segnalare tempestivamente eventuali scostamenti dalle prestazioni attese.
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Predisporre deleghe (se necessario) e fissare scadenze precise.
Spesso, una volta chiusi i termini dell’accordo, la gestione operativa viene affidata a un buyer dell’organizzazione acquisti. In questi casi è fondamentale che la delega sia chiara e che vengano programmati momenti di verifica congiunti.
È buona prassi fissare un primo checkpoint a metà periodo (ad esempio dopo sei mesi) per valutare se il fornitore stia rispettando le condizioni e se i KPI mostrino un andamento coerente con le attese. Un secondo incontro è utile a ridosso della scadenza contrattuale, così da analizzare le performance complessive e decidere se procedere con un rinnovo, un adeguamento delle condizioni o l’avvio di una nuova gara.
Il follow-up è dunque la fase che completa il lavoro negoziale: permette di trasformare un’intesa in un rapporto strutturato, di mantenerne il controllo nel tempo e di assicurare continuità e coerenza tra quanto concordato e quanto realmente erogato dal fornitore.
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I contenuti citati hanno preso spunto dal prontuario “Il mondo degli Acquisti” Edizione 2025 (vedi l’estratto del testo e l’elenco dei capitoli)
Questo articolo è il nr. 146 e fa parte di una serie che sto postando sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.
Daniele Pezzali consulente e formatore Procurement
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